間違えると印象最悪!仕事で相手に「よくない話」を伝えるときのコツ

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みなさんは仕事をする上で、どんなコミュニケーションツールを使っていますか? 対面、電話、メールなどいろいろなツールがありますが、どんな場面で、どのように使い分けたらよいかご存知でしょうか。

最近ではメールを活用する場面も増えていますが、実は、なんでもかんでもメールに頼りすぎてしまうことで、相手からの誤解を招いてしまったり、思いのほか悪い印象を与えてしまったりすることもあるといいます。とくに、悪い報告をする場面では細心の注意が必要です。

そこで今回は、外資系経営コンサルタント会社アクセンチュアでシニアマネージャーを務め、『ダンドリ上司術』の著者でもある北添裕己さんに、ビジネスシーンでよい話・悪い話を相手に伝える時の“ツールを使い分けるコツ”をうかがってきました。

 

■1:対面

「直接会って話せる場合、よい話はくどくど自慢話のようにせず、サラッと済ませるのがコツ。悪い話を伝えるときこそ、対面で話すことが大切です」

よくない話であればあるほど、顔を合わせて相手に気持ちも一緒に伝えないと、その真意が届きにくくなってしまいます。

「悪い話こそ、対面話すことで、自分の熱意や背景などの気持ちが相手に伝わるのです」

 

■2:電話

「よい話の場合はサラッと伝えることができる手段として活用できます」

よい話をする場合、積極的に活用していきたいツールのひとつですね。

「悪い話を伝えるときは対面がベストなのですが、どうしても難しい場合は、せめて電話で話すことくらいはするべきですね」

 

■3:文書(メモ)

「よい話は文書で報告しなくても大丈夫。むしろメールでじゅうぶんですね。悪い話を報告するときに、対面も電話もダメなら、せめて文書でメモを作って報告するくらいの誠意は必要です」

メールと文書は似ているようですが、ビジネスシーンではそれぞれの重みは変わってくるので、上手に使い分けをしてくださいね。

 

■4:メール

「よい話や自分の手柄報告を“自慢したい”ならサラッとメールを送ってOKですが、メールのみで悪い話の報告をするのは絶対NGですね。

悪い話は、どうしても急ぎで一報をいれたいときだけメールを使い、報告自体は対面か電話でするべきです」

文章だけだと、どうしても真意が伝わりにくいですし、ましてやメールだけで済ませるという姿勢は評価が低くなるNGポイントですので、ご注意くださいね。

 

以上、ビジネスシーンでよい話・悪い話を相手に伝える時の“ツール別使い分けのコツ”をご紹介しましたが、いかがでしたか? 

北添さんは「悪い話は対面が一番、メールでは最悪です」と断言します。さらに「基本的に、部下の好みで好き勝手にコミュニケーション手段を選ぶのではなく、上司やクライアントの好みにあわせて使い分けることが重要」だともアドバイスしています。

ツールが増えている現代ではなかなか使い分けが難しく、世代によってその重みのとらえ方も異なりますので、マナーを知っておきましょう。そして、今回の北添さんのアドバイスを参考に、完璧なビジネスマナーを身につけてくださいね!

 

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【取材協力】

※ 北添裕己・・・元アクセンチュア、ヘッドストロングではヴァイスプレジデント。2012年に株式会社キタゾエアンドカンパニーを設立し独立。20年以上の経営コンサルタント経験の中で100件を超えるプロジェクトに従事。人材育成・組織改革が専門分野として評価が高い。近著に「ダンドリ上司術」(2014、明日香出版社)がある。